пятница, 14 декабря 2012 г.

Как я веду учёт доходов и расходов

С началом моего увлечения шитьём и получения небольшого дохода с продаж игрушек на ярмарках пришла мысль вести отдельно учет семейных доходов-расходов и доходов-расходов моего хобби. Для этого я сделала две формы учета: для семьи (помесячный учет) и для своего шитья (учёт по категориям). Здесь вам хочу показать, как я веду учет своих рукодельных дел. На оригинальность не претендую)) Наверняка, все знают Microsoft Office Excel, многие ведут свой учет там или ещё где-нибудь. Хочу поделиться своими соображениями, может кому будет полезно, а может кто и подскажет, что можно улучшить и оптимизировать.

Небольшое введение, что у меня является доходом, а что расходом:
Доходы:
  • Продажи с Ярмарки Мастеров, продажи знакомым, знакомым знакомых и пр.
  • Продажи на выездных Ярмарках-выставках (тут идет общий доход с одной ярмарки, т.к. каждого покупателя учесть невозможно)
Расходы:
Материалы для рукоделия покупаются либо в обычных магазинах, либо это интернет-магазины. Здесь хочу сказать большое спасибо Ирине Дубянской за подробные мастер-классы по заказу всяких нужностей для рукоделия на ин.сайтах!
Для удобства выделила разные статьи расходов:  
  • Ткани
  • Пуговицы
  • Ленты-Тесьма
  • Фурнитура
  • Новый год
  • Разное
  • Орг.расходы
Итак, начнем)) Все цифры, даты, наименования, имена условные и приблизительные, даны для примера. Красным я выделила те цифры, которые считаются автоматически с помощью формул! На них стоит защита от случайного редактирования и содержимое этих ячеек изменить нельзя!

В моей книге 10 листов. Первый лист "Баланс"- это сводные данные. Со 2 по 8 листы - расходы (выделено розовым). А 9, 10 - доходы (выделено зелёным). 

Итак, далее под катом сама таблица:
Это первый лист моей книги. Тут ничего заполнять не нужно. Всё считается по формулам автоматически. Данные берутся из следующих соответствующих листов. Этот лист полностью защищён от редактирования. В данном случае баланс положительный, т.е. у меня прибыль. Если бы было -2056,64, то был бы убыток.


Следующие 7 листов - это расходы по соответствующим категориям.
Если товар покупаю на заруб. интернет-магазине, то сумму указываю в долларах и в рублях. Кто заказывает товары на ин.сайтах, знает, что при оплате через PayPal, сумма в рублях может считаться автоматически и сразу. Я эту опцию отключила, т.к. здесь есть маленькая хитрость: за мгновенную конвертацию из валюты в рубли PayPal берёт комиссию. Я просто через несколько дней после оплаты смотрю с помощью онлайн-банкинга, какая сумма списалась с моей карты в рублях. Много заказываю на eBay, поэтому пишу, когда сделала заказ и когда получила (т.к. бывало, что посылка шла больше 2-х месяцев и покупка удалялась в архив, так что её отследить уже нельзя было), а также наименование товара на английском (в случае, если нужно заказать повтор, легко, скопировав название, можно найти на сайте нужный товар). А так всё наглядно получается и ничего не забыть)) 








Далее 9 и 10 лист - доходы.
Данные покупателей (ФИО, адрес, телефон) тоже вношу в табличку.
Как-то собралась я на почту отправлять готовый и оплаченный заказ. Вся уже такая собранная, одетая стою и вспоминаю, что забыла записать адрес покупателя. А тут бац! Интернет не работает. Вот тут то и пришла мне на помощь моя чудо-книга "Доходов и расходов"! В ней все данные покупателя указаны были. Уж очень хотелось в этот день отправить посылочку)) А ещё постоянным покупателям делаю скидки. С помощью таблицы также легко можно узнать, повторно ли обращается ко мне покупатель.
Бывает так, что сразу точную сумму доставки сказать сложно.
Например, смотрим первую строку на след. таблице:
сумма заказа 1600 + предполагаемый почт. расход 300 = итого покупатель платит 1900
А потом вдруг оказывается стоимость доставки 350. Тогда получается я "недовзяла" с покупателя 50 руб. А бывает, наоборот, схвачу лишнего))
Если сумма в последнем столбце "Должна" окажется с минусом, то это та сумма которую необходимо вернуть покупателю. Если с плюсом - то это мой расход, который отразится на 1 листе "Баланс" в расходах.


Здесь показан общий доход от участия в ярмарках-выставках.


 И ещё. По мере заполнения каждая таблица будет расти вниз. Это будет неудобно, т.к "шапка" таблицы будет "уезжать" вверх. Для удобства я закрепила первую строку на каждой странице. Поэтому при прокручивании бегунка "старые" записи будут  сдвигаться под эту строку.

Таким образом, учитывается каждая полученная и потраченная копеечка.

Кому-то может показаться, что всё это очень нудно и долго вносить, записывать. На самом деле, всё очень просто делается. К такому учёту быстро привыкаешь. Аналогичную книгу я веду по семейному бюджету. Это очень дисциплинирует и помогает избежать ненужных трат.
Такая книга очень информативна:
1) всё просто: вносим приход и расход
2) всё наглядно: видна прибыль (или убытки)
3) сразу можно увидеть, что ещё должно приехать из интернет-магазина.
4) просто и быстро можно узнать себестоимость  своего изделия, посмотрев сколько стоят материалы.
5) есть информация о покупателях

Конечно, книга будет дорабатываться и улучшаться. Но пока вот приблизительно всё так.

Если кому-то понравилась моя книга, а времени или желания на создание нет, с удовольствием с вами поделюсь, пришлю вам свой вариант. А если с Excel вы "на Вы", то могу помочь вам отредактировать её под ваши предпочтения и особенности))

30 комментариев:

  1. Спасибо, очень полезный пост. Задумалась о создании и своей книги. Хотя, может и не буду спешить, чтобы не расстраиваться расходам)) Все доходчиво и отлично систематизировано!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Как Аня ниже правильно написала, это сначала минус, а потом цифра ползет уверенно вверх) И становится сразу очень приятно на душе!

      Удалить
  2. До чего ж ты умна!!!!!!!!!!!!!!!!!! ОБЯЗАТЕЛЬНО такую сделаю. Надеюсь ты будешь так добра и подскажешь мне несколько ньансов. Великолепная статья! Все ТАК ПОНЯТНО. СПАСИБО. бУДУ ДИСЦИПЛИНИРОВАТЬСЯ

    ОтветитьУдалить
  3. Книга отлична. В свое время тожевела таким образом семейный бюджет, но вот уже с год примерно отошла :( Возобновлю обязательно. Спасибо за подробное изложение материала!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, это очень удобно! Особенно, когда муж спрашивает, куда я опять деньги потратила. А тут всё наглядно и прозрачно))

      Удалить
  4. У меня принцип тот же, но оформлено не много по другому.
    В книге 14 листов
    Первые двенадцать - листы с расходами по месяцам. Внутри листов расходы разбиты по группам (ткани, нитки и т.д.)В них считается общая сумма расходов за месяц и можно посчитать расходы по каждой группе в отдельности.
    Тринадцатый лист - доходы. Там тоже все разбито по месяцам и считается общая сумма доходов за каждый месяц.
    Четырнадцатый лист - поток наличности.
    Там таблица из трех столбцов: доход, расход и поток наличности (в твоем случае баланс). Данные в доход и расход заносятся автоматически с предыдущих листов. Поток наличности рассчитывается: доход минус расход и плюс значение потока наличности за предыдущий месяц. Если он со знаком минус, то ваше дело не окупается. Первое время минус вполне закономерен, так как материалов закупается много (а хомяка в себе задушить сложно)))), а работы продаются не сразу. Но в идеале цифра должна уверенно ползти к нулю, а потом перешагнуть его.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Тоже удобно)) У меня листы по месяцам для учета семейного бюджета. А вот для рукоделия мне не очень удобен помесячный учёт.

      Удалить
    2. У меня просто категорий получилось больше, чем 12. Поэтому удобнее было сделать по месяцам. Но посмотрев твои таблицы, задумалась над тем, чтобы пересмотреть категории и возможно укрупнить их. В общем буду дальше совершенствовать свой учет))) Спасибо за пинок)))

      Удалить
    3. Ага, с категориями я всё окончательно никак не определюсь. Вроде и много раздувать не хочется, но в тоже время хочу, чтобы всё отдельно велось) Да, помесячный учёт удобен очень для семейного бюджета

      Удалить
  5. Так,так,так....Ларис,спасибо большое за пост!!!Почитала и стыдно стало!!!!У меня с бухгалтерией вообще ноль!!!Всё никак не могу до неё добраться!!!То ленюсь,то в творчестве!!!
    Сделала вывод:надо привести свои дела в порядок!!!
    Спасибо!!

    ОтветитьУдалить
  6. Очень интересно!Но для меня это темный лес.Завидую таким способностям и тоже хочу такую книгу.Есть к чему стремиться.

    ОтветитьУдалить
  7. Я тоже задумалась над подсчетом расходов-доходов, но exel для меня как темный лес безлунной ночью...

    ОтветитьУдалить
  8. оо,эксель уж не помню как включать)))
    спасибо большое за информацию!!каданитб я до нее доберусь и изучу))но у меня пок анет острой необходимости ето подсчитывать))ибо пока сплошные расходы)

    ОтветитьУдалить
  9. Лариса, спасибо большое, что поделились! Для меня всегда была тайной этот учет расходов и доходов. Мне тоже пришлите, пожалуйста, на почту gulyaaskina@mail.ru ваш вариант.

    ОтветитьУдалить
  10. Так все подробно, думаю, что многим мастерицам пригодится!

    ОтветитьУдалить
  11. Очень интересно и, безусловно, полезно!
    У меня пока доходов нет, а как в Простоквашино "расходы одни" :-))) Но ведь надо стремиться!
    А если какие-то материалы достаются бесплатно? Куда их вносить? К примеру, если Вам подарили несколько метров ткани или пуговки или нитки?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Интересный вопрос)) У меня цель ведения такой книги - разделить семейные денежные ср-ва от рукодельных и, конечно, важно знать прибыль/убыток, а также себестоимость материалов для формирования цены игрушки (чтобы не работать себе в убыток). Поэтому те материалы, которые получаю в качестве подарков, никуда не вношу. Но можно, конечно, внести в таблицу и поставить стоимость равную нулю, дабы не нарушать равновесие))

      Удалить
    2. Большое спасибо за ответ, Лариса!

      Удалить
  12. Молодец!!!!! я вела по расходам своим, но потом забросила...нужно систематизировать:) Спасибо тебе!

    ОтветитьУдалить
  13. Ларис, я тоже записываю свои доходы-расходы, только у меня все намного примитивнее, но думаю, что такой учет безусловно необходим )

    ОтветитьУдалить
  14. Спасибо за полезный пост, думаю многих интересует такой вопрос. Я пока на заказы не работаю, только все в подарок, но мне было интересно почитать, как вообще люди это ведут. Думаю пригодится.

    ОтветитьУдалить
  15. Вааау)) Крутая книженция )))) У меня пока что как у nataliyalta , "Простоквашино". Но надеюсь в скором времени я из него выйду и нужно будет думать о подобной книге)))) Хорошо придумано ))))

    ОтветитьУдалить
  16. Как здорово вы все придумали! Если можно скиньте мне вашу книгу на onoshko_oksana@mail.ru
    Тоже хочу свои хомячьи расходы многочисленные как-то систематизировать.

    ОтветитьУдалить
  17. Ой, я тоже хочу такую книгу. Можете поделиться и скинуть?)) knopothka_dashka@mail.ru

    ОтветитьУдалить
  18. Zdravstvui Larisa. Mne o4en nravitsq tvoq kniga esli mojno skinut na neli_tania@abv.bg. Budu o4en blagodarna izvini za latinitcu no sevodnq moi komp 4evoto ne hvatet.

    ОтветитьУдалить
  19. Привет, Лариса. Понравился ваш порядок и буду благодарна, если поделитесь, (пришлёте) свой вариант ведения дел: oran-bogat@mail.ru

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Рада, что понравилось!) Отправила!

      Удалить
  20. Давно заглядываюсь на Вашу табличку, я тоже веду учёт доходов и расходов, но делала это в бумажном виде, в блокнотике. С нового года хотела перенести всё в электронный вариант, чтобы удобнее было и всё в одном месте. Поделитесь пожалуйста Вашим вариантом таблички, а то совсем времени нет эксель заново вспоминать :) Вот мой адрес bagandova-z@rambler.ru

    ОтветитьУдалить